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关于做好2020届毕业生档案整理的通知

各二级学院:

2020届毕业生档案整理工作即将开展,为了更好地在规定时间内整理毕业生档案,学生工作处综合科定于63日下午2:30召开毕业生档案工作培训会,请各学院毕业班辅导员老师提前打印好此通知,并下载腾讯会议APP,点击会议地址https://meeting.tencent.com/s/UPgzJl24b0qN进入会议参加培训。培训具体事宜及要求如下:

一、领取毕业生高中档案时间:请各学院在610日之前(除65日外),提前预约领取毕业生高中档案的时间。

二、档案地址标签纸和学生个人信息标签张贴(具体贴法:见附件1)领取时间再通知,要根据就业系统中的数据信息确定打印。

三、为避免因反复归档而造成档案整理错误(漏缺材料、错装材料情况),请将每个毕业生的所有档案材料收集整理齐全,一次性完成归档工作。毕业生档案必备的材料要求如下:(缺一不可封口)

1可封口寄送的档案必备材料:①高中档案②成绩单③学历证明④报到证⑤毕业生登记表⑥党团籍档案(如学生无此材料,则不需要放入档案)⑦毕业生档案清单(见附件2,自行打印,根据要求完成操作);

2读研学生档案必备材料:①高中档案②成绩单③学历证明④毕业生登记表⑤党团籍档案(如学生无此材料,则不需要放入档案,团籍整理整理要求见附件4)⑥毕业生档案清单(见附件2,自行打印,根据要求完成操作)。

备注:

1)材料来源:

A高中档案在学生工作处综合科学生档案室领取;

B成绩单、学历证明由教务处提供(督促各学院教务员领取到位)

C毕业生登记表由学生工作处思政科发放;

D报到证由各学院自行在就业系统中打印。

2)所有学生档案,须经本学院负责毕业班辅导员最后审核,并在档案清单上签名或加盖签字章。

四、毕业生档案交回学生档案室的相关要求

1)可以封口寄送的档案:

①整理好可以封口寄送的档案, 请各学院将学生档案用铅笔标注好序号(实际档案序号和档案清单模板电子版附件3的序号一致,毕业生档案按照序号排序好)上交到学生工作处综合科学生档案室。

档案清单模板提交(电子版,附件3)不能做任何改动,按照模板输入相关信息表中寄出时间和单号不需要填写

2)暂不能寄送的档案先留存在学院,根据学生毕业情况再跟进档案相关事宜。

五、各学院于7月底(具体时间再通知)将可以寄送的档案交回学生工作处综合科学生档案室(行政楼312办公室),并同时提交档案清单电子版

六、需要加急寄送的档案,按照以上整理要求,整理好后(包括档案清单电子版附件3)一并提交到学生档案室(考研档案需要同时提交一份纸质版调档函)。

联系人:老师,老师;联系电话:020-36903233

 

附件:1.毕业生档案封皮粘贴标签样板

2.毕业生档案清单存根

3.档案清单模板(提交电子版)

所有附件

 

 

                                                     学生工作处

202062

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